Версия программы: 3.1 Home Edition
Официальный сайт: softbis.narod.ru
Язык интерфейса: Русский

Лечение: не требуется
Системные требования:
Windows 7, Vista (x32)

Описание:
Программа "Автотранспорт" предназначена для ведения учета транспортных средств, персонала, денежных расходов, планирования сервисного обслуживания, ремонта и оповещения о предстоящих событиях, учета путевых листов легковых и грузовых автомобилей.
Программа рассчитана как на организации, имеющие собственный автопарк, так и на простых автолюбителей. Программа "Автотранспорт" позволяет систематизировать информацию по заправкам, расходам, приобретенным запчастям и материалам, сервисному обслуживанию и ремонту.

Программа "Автотранспорт" подходит:
- Для компаний имеющих автопарк и желающих вести удобный и простой учет транспортных средств, персонала и быть в курсе предстоящих событий.
- Для автолюбителей желающих контролировать события по сервисному обслуживанию, а также расходов на содержание автомобиля.

Основные возможности программы:
- Учет автотранспорта (включая паспорт транспортного средства);
- Учет списочного состава (с фотографиями) персонала;
- Планирование сервисного обслуживания и ремонтов;
- Учет расходов топлива, автозапчастей, инструмента…;
- Учет первичной документации (путевых листов легковых и грузовых автомобилей);
- Учет документов, хранение файлов в единой базе данных;
- Напоминания о запланированных событиях;
- Формирование отчетов и диаграмм;
- Многопользовательский режим работы.

Программа состоит из следующих модулей:
Модуль «Транспорт»
В данном модуле содержится вся информация о транспортных средствах (ТС), времени прохождения техобслуживании, продления страховок, выполнения определенных мероприятий контролируемых по пробегу ТС, о всех прочих расходах на ТС.
Модуль «Персонал»
В данном модуле содержится вся информация о сотрудниках, о закреплении за водителями ТС, предупредительной работе с персоналом, медицинских осмотрах, ДТП, о нарушенных правилах, денежных расходов.
Модуль «Календарь»
Является календарем и средством создания расписаний, событий. Имеется возможность просмотра сведений для дней, недель, месяцев и года. Записи добавляются в календарь так же, как и в бумажный органайзер: щелкните любой интервал времени и введите сведения. Новые градиентные цвета позволяют быстро найти текущее число и время. Текущее время отображается только в режимах просмотра День и Рабочая неделя. Для напоминания о встречах, собраниях и событиях можно использовать звуковые сигналы и сообщения, а для быстрого распознавания элементов можно изменять их цвет.
Модуль «Путевые листы»
Данный модуль предназначен для автоматизации выпуска первичной документации (путевых листов легковых и грузовых автомобилей) и формирование сводных выходных форм по показателям, введенным в путевых листах.
Основные возможности данного модуля:
Добавление неограниченного количества путевых листов.
Автоматическое заполнение полей остатков топлива на выезде, спидометра выезда данными предыдущего листа.
Корректировка выданных путевых листов.
Довод путевых листов по возвращению путевого листа в автопредприятие.
Отчеты по расходу ГСМ за любой период.
Учет заданий для водителей.
Печать путевых листов легковых автомобилей по форме Ф-3 (для организаций) или по форме ПГ-1 (для предпринимателей).
Печать путевых листов грузовых автомобилей по форме 4-П или по форме 4-С, реестра путевых листов и сводной ведомости расхода горючего. Бланки путевых листов автоматически заполняются и выводятся в формате MS Excel, свободны для редактирования.

Дополнительная информация:
Для наглядности в подчиненных таблицах в зависимости от текущей даты или пробега ТС подсвечиваются записи.
Контроль проводится по следующим полям:
Модуль «Транспорт»:
- таблица «Техобслуживания»: поле «Дата проведения ТО»;
- таблица «Страховки»: поле «Дата окончания»;
- таблица «Контроль мероприятий»: поле «Пробег для выполнения… (км)».
Модуль «Персонал»:
- таблица «Медицина»: поле «Дата окончания…».
В настройках (Меню – Настройки) можно самостоятельно задать подсветку записей в данных подчиненных таблицах.

Форма «Напоминания»
Предназначена для оповещения о проведения следующего технического обслуживания ТС, продления страховки ТС, проведения мероприятий контролируемых по пробегу ТС, дней рождений сотрудников, а также прохождения медицинского осмотра.

›› Путевой лист свободная форма

Путевой лист — заполнение и печать путевых листов

Путевой лист принадлежат к категории документов, оформляющих процесс перемещения продукции от поставщика к покупателю. Они содержат достаточно полные сведения о грузе и условиях его транспортировки.

Путевые листы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• 1. наименование и номер путевого листа;
• 2. сведения о сроке действия путевого листа;
• 3. сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
• 4. сведения о транспортном средстве;
• 5. сведения о водителе в путевом листе;

Наша программа по заполнению и печати путевых листов — это:

• Время заполнения путевого листа не более 1 минуты;
• Автоматический учет путевых листов;
• Автоматическая нумерация путевых листов;
• Возможность печати, скачки через Microsoft Excel, OpenOffice, CSV, PDF;
• Неограниченное количество водителей в путевом листе;
• Неограниченное количество автомобилей в путевом листе;

Заполнение путевых листов в программе «Экспредо»

В программе «Экспредо» реализована возможность заполнения путевых листов , так же после выписки путевого листа Вы сможете незамедлительно его распечатать. Если Вам необходимо отправить копию заполненного путевого листа по электронной почте, то программа по выписки путевых листов «Экспредо» предложит сохранить документ, после чего Вы сможете его скачать в формате PDF, Excel, HTML, CSV и передать.

Печать путевых листов в программе «Экспредо»

В программе реализована не только моментальная печать путевых листов , но возможность отправки на e-mail заполненного путевого листа.

Учет путевых листов

Так же в программе есть возможность вести учет путевые листы. Программа для заполнения (выписки) и печати путевых листов автоматически ведет журнал регистрации путевых листов.

Приятным дополнением к программе является наличие портативной версии, которая позволит выписывать и печатать путевые листы с любого компьютера — все важные документы Вы всегда сможете носить с собой.

Скачать, выписанный образец путевого листа можно . Образец заполненного путевого листа нашей удобной программой показан ниже.

Примеры печатных форм, реализуемых в «Экспредо»

• Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров КО-3

Программа производит заполнение и выписку путевых листов легковых и грузовых автомобилей в 1С. Путевые листы встраиваются в следующие типовые конфигурации 1С:Бухгалтерия, УПП, КА и 1С:Управлении торговлей.

При необходимости есть возможность подключить бланки внешних печатных форм для документа путевой лист.

Путевые листы легковых автомобилей:

• Путевой лист легкового автомобиля 3
• Путевой лист легкового автомобиля ИП ПЛ-1

При печати не проведенного документа, выводится частично заполненная форма путевки, которую водители заполняют самостоятельно по данным выполненных рейсов. Полностью заполненный бланк распечатывается из проведенного документа.

Путевые листы грузового автотранспорта:

• Путевой лист грузового автомобиля ИП ПГ-1

Для грузовых автомобилей указываются данные об участках маршрута, на которых была перевозка груза. Указывается характер груза и его вес. Если автомобиль эксплуатируется с прицепом, то указываются данные о грузе на прицепе.

Выписка путевого листа

При вводе путевых листов в программу, автоматически заполняются данные об остатках топлива и пробеге на начало. Диспетчером заносятся данные о маршруте с указанием расстояния между пунктами и времени в пути.

Требуется только указать работу автотранспорта за период, данные на конец периода будут сформированы автоматически. Так же можно указать только конечное показание спидометра, пробег рассчитается сам.

Ответственные лица

В документе предусмотрены поля для указания двух водителей, механика и диспетчера выпустившего автомобиль. При приеме автомобиля могут быть указаны ответственные лица принявшие автомобиль из смены.

По введенным водителям формируются данные о выработке.

Движение ГСМ

Расчет расхода ГСМ в путевом листе производится на основе норм, но может быть указан фактический расход. В дальнейшем, в отчетах можно провести анализ о перерасходе или экономии топлива водителем.

Данные о заправках указываются в разрезе видов заправки, виде топлива, количестве и стоимости топлива. Если ведется только количественный учет стоимость можно не указывать

Маршрут

Данные о маршруте следования вводятся детально, с указанием пунктов следования и их точных адресов, времени и пробеге между пунктами, и времени стоянке в пункте следования. Доступен и упрощенный ввод только пройденное расстояние и время для всего путевого листа.

Детальное указание участков на маршруте следования позволяет указать разные поправочные коэффициенты для каждого из участков. Если автомобиль движется сначала внутри, а потом вне населенного пункта, либо по дорогам с разным покрытием.

Для ускорения формирования маршрутов следования доступен справочник маршрутов. Так же сохраняются расстояния между ранее введенными пунктами маршрута, и подставляются автоматически.

Выработка

По данным расчета в путевом листе формируются показатели работы для автомобиля и водителей, по умолчанию доступны следующие данные: время работы, пробег, грузоперевозка.

Сводные данные о выработке водителей и автотранспорта отражаются в отчете. Данные используются для начисления заработной платы водителям.

Товарные документы

К путевому листу могут быть прикреплены товарные документы:

• Товарно-транспортная накладная 1-Т
• Транспортная накладная

Это позволяет связать товарно-транспортную документацию и данные путевого листа.

Журнал путевых листов

Путевые листы могут вноситься в программу ежедневно или за больший интервал времени, например, сразу за месяц.

Хранение данных в электронном виде осуществляет программа. Путевые листы ведутся единым списком в журнале путевых листов. При этом есть возможность гибкой работы с журналом, задание фильтров и набора выводимых полей.

Программа учета путевых листов предназначена для ввода и проверки путевых листов, расчета расхода ГСМ. Аналитический учет ведется в разрезе водителей, автомобилей (единиц техники) и видов топлива. Рассмотрим назначение основных пунктов меню задачи «Учет ГСМ и путевых листов»:

1. Справочники

1.1. План счетов – общий справочник программы, содержащий счета бухгалтерского учета.
1.2. Работники предприятия – общий справочник сотрудников предприятия.
1.3. Склады (подразделения, материально-ответственные лица) – справочник из Складского учета. Используется при получении ГСМ со склада предприятия.
1.4. Организации – общий справочник программы, содержащий контрагентов предприятия.
1.5. Автомобили (единицы техники) – справочник транспортных средств предприятия. Здесь указывается информация о марке, модели, государственный регистрационный номер, субсчет затрат на списание ГСМ, субсчет для списания ГСМ сверх норм, грузоподъёмность, тип транспортного средства, нормы расхода ГСМ по видам топлива.
1.6. Виды ГСМ – справочник видов ГСМ для ускорения ввода путевых листов.
1.7. Типы автомобилей – справочник типов транспортных средств.
1.8. Дополнительное оборудование - справочник оборудования, используемого на специальных автомобилях.
1.8. Реквизиты собственной организации – общие константы предприятия: ИНН, наименование и т.д.
1.9. Справочник норм расхода топлива согласно распоряжению № АМ-23-р от 14 марта 2008 года.
1.10. Места отправления/назнаяения - справочник наименований мест с адресом для удобного заполнения задания в путевом листе.
1.11. Маршруты - справочник мартшрутов транспортных средств.

2. Данные – в этом меню сосредоточены основные функции программы.

2.1. Ввод путевых листов – основной пункт программы для ввода первичных документов. Представляет собой электронный журнал выдачи путевых листов предприятия. Рекомендуется, чтобы бланки путевых листов заполнялись вручную непосредственно водителями в соответствии с приказом Министерства транспорта РФ от 18 сентября 2008 г. № 152 об утверждении обязательных реквизитов путевого листа и порядка их заполнения. Для ввода нового путевого листа нажмите кнопку «F5 Добавить», в открывшемся окне «Карточка путевого листа» укажите номер, дату путевого листа, водителя из справочника сотрудников предприятия нажав кнопку «Водитель», транспортное средство из справочника «Автомобили» нажав кнопку «Автомобиль», используемое топливо, остаток ГСМ и показания спидометра при возвращении. Остаток ГСМ и показания спидометра при выезде будут скопированы программой из последнего путевого листа по указанному автомобилю. Если топливо было заправлено на складе предприятия укажите это нажав кнопку «Получено со склада». В случае заправки топливом на АЗС нажмите кнопку «Куплено по чекам». Далее можно рассчитать расход ГСМ по путевому листу, для этого нажмите кнопку F9 Расчет расхода. Проверьте визуально списание ГСМ и нажмите кнопку «Сохранить». В форме «Карточка путевого листа» есть полезная функция «Подогнать пробег», которая позволяет избежать ошибок при заполнении путевого листа.

Для расчета списания ГСМ по специальной технике (экскаваторы, бурильные установки и проч.) используется графа «количество часов работы». Графа в форме ввода путевого листа «количество тонн/км» используется для расчета списания ГСМ для грузовых автомобилей, автопоездов с прицепом или полуприцепом. А графа «количество рейсов» необходима для списания ГСМ по норме количества рейсов. При использовании указанных методов списания ГСМ обязательно укажите в справочнике Автомобилей в пункте «нормы расхода по видам топлива» необходимые нормы: норма по количеству рейсов, норму по тонн/км, летнюю и зимнюю нормы по отработанным часам.

2.2. Остатки ГСМ в разрезе водителей – пункт меню программы для ввода начальных остатков в разрезе автомобилей, водителей и видов ГСМ.
2.3. Пересчет путевых листов – пункт меню служит для пересчета списания ГСМ по путевым листам за указанный период. Используется при обнаружении ошибок.
2.4. Передача остатков ГСМ между водителями – журнал передачи остатков ГСМ от водителя к водителю в разрезе автомобилей и видов ГСМ.

3. Отчеты

3.1. Оборотная ведомость в разрезе водителей по указанному виду ГСМ за указанный период.
3.2. Итоговый свод по счетам – отчет по указанному виду ГСМ за указанный период с итоговыми суммами остатков и оборотов, а также итогов в разрезе проводок на списание ГСМ.

4. Разное

Разное – сервисный пункт программы, содержащий пункты "Упаковка" и "Переиндексация","Настройки программы «Учет путевых листов и списание ГСМ», "Регистрация программы".
Пункты "Упаковка" и "Переиндексация" необязательны к применению, но их реккомендуем выполнить после сбоев в сети энергоснабжения.
Пункт Настройки программы «Учет путевых листов и списание ГСМ» необходим для установки периода действия зимних норм расхода ГСМ , субсчета 71 счета для расчетов с подотчетными лицами по ГСМ, субсчета 10 счета учета ГСМ, варианта аналитического учета ГСМ, а также других констант программы.

Вы можете воспользоваться нашим специальным предложением – бесплатный доступ ко всем пунктам меню и возможностям программы на 7 дней . Для этого необходимо зарегистрировать модуль «Учет путевых листов и списание ГСМ» программы НМА, выбрав пункт меню «Регистрация программы», и прислать нам код для разработчиков.
Программа "Учет ГСМ" проста в освоении, сочетает в себе быстроту и удобство ввода данных.
Начать использовать программу можно прямо сейчас, не дожидаясь начала месяца или отчетного периода: Порядок внедрения программы путевые листы и списание ГСМ .

Copyright © 2020, сайт
Все права защищены. Копирование материалов разрешено только с письменного разрешения администрации.

Учет расходов ГСМ традиционно является серьезной задачей для большинства практикующих бухгалтеров, так как он обусловлен необходимостью контроля за расходом топлива, который связан с большим количеством трудно учитываемых параметров и зависит от добросовестности водителей и их отношения к заполнению первичной документации.

Для бухгалтеров также важно, в какой части эти расходы могут уменьшить налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль, как отличить обоснованные расходы от необоснованных.

В Разъяснениях МНС к горюче-смазочным веществам относят следующие группы:

• все виды топлива (бензин, дизельное топливо, природный и нефтяной газ);
• смазочные вещества (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки);
• используемые при уходе за автотранспортом и в его работе жидкости (тормозная, охлаждающая, тосол и антифриз).

Предельных норм для отнесения ГСМ на расходы не существует. Статья 25 НК РФ требует только документального подтверждения фактически произведенных расходов на ГСМ.

Достаточно сложно самостоятельно рассчитать такие нормы, необходимо измерять расход ГСМ в пробках, при разных режимах эксплуатации, в разную погоду. Не все технические службы предприятий в состоянии это сделать и предоставить данные, которые и лягут в основу разработки учетной политики организации, связанной с ГСМ.

Именно поэтому и возникает необходимость в программных продуктах, уже содержащих разработанные и проверенные нормы расходования ГСМ. Программа для расчета расхода топлива должна исключить необходимость ввода этих показателей вручную.

Минтранс в своих рекомендациях от 2008 года дал примерные нормы расхода для большинства марок автомобилей и спецтехники. Но его рекомендации не являются всеобъемлющими, так как за прошедшие с их выхода 10 лет появились новые модели автотранспорта.

Учет ГСМ неразрывно связан с ведением таких документов, как путевые листы водителей. Только они являются основанием для списания фактически израсходованных ГСМ.

В них указывается километраж и маршрут, проставляются показания и количество литров бензина или дизтоплива. Формы унифицированы. В них фиксируется остаток горючего в баках на момент начала и окончания движения. Нарушение правил заполнения путевого листа может привести к отказу принятия расходов.

Программа, учитывающая ГСМ, обычно должна иметь возможность сформировать и распечатать путевые листы, а также обработать содержащиеся в них данные для расчета норм ГСМ.

Стандартные системы учета ГСМ

Учет ведется бухгалтерами в системах 1С, например «1С: Бухгалтерия 7.7». В рамках этой знакомой программы разработана отдельная конфигурация, позволяющая учитывать затраты на ГСМ.

Модуль позволяет вести не только бухгалтерский учет ГСМ, но и оперативный, используемый для ежедневного планирования, и позволяет формировать различные виды отчетов.

Для государственных учреждений в рамках 1С разработан модуль: «Автотранспорт и учет ГСМ для государственных учреждений». Он предназначен для бюджетных организаций, но при определенной доработке может быть интегрирован и в стандартную базу.

Эта программа для учета расхода топлива подойдет для небольшого автопарка, но не поможет работе автотранспортных предприятий. Для них разрабатываются свои продукты.

Существуют и отдельные программы, позволяющие рассчитать расходы по ГСМ и произвести . Достаточно часто они способны интегрироваться с 1С или в них предусмотрен механизм передачи данных в этот программный комплекс. Такие программы, как правило, применяются компаниями с большим автопарком.

“Респект: Учет путевых листов и ГСМ”

Одной из популярных программ является “Респект: Учет путевых листов и ГСМ”. Она позволяет вести учет расходования ГСМ для грузового и легкового транспорта, для спецтехники, принадлежащих юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям.

В эту программу уже занесены все необходимые стандарты потребления топлива для любых условий и марок автомобилей в соответствии с рекомендациями Минтранса от 2008 года.

Каждое новое транспортное средство, появившееся у компании, легко добавляется в базу. Программа позволяет вести учет выработки водителей и автотранспортных средств не только по километражу, но и .

В программу заложена опция, позволяющая рассчитывать остатки топлива в баке после определенного пробега. Она легко отслеживает все способы приобретения топлива – за наличный и безналичный расчет или с оплатой талонами, и производит необходимые проводки.

«Респект» позволяет вести единый реестр путевых листов и распечатывать их по готовым форматам.

Многие бухгалтеры считают, что разъяснения Минфина позволяют им заполнять путевые листы по упрощенной, не унифицированной форме, не только на поездку, но и за месяц, но такая практика может привести к разногласиям с налоговой инспекцией.

Важно, что ПО полностью совместимо с «1С: Бухгалтерия 3.0», может быть интегрировано с «1С: Комплексная автоматизация» и «1С: Управление торговлей» и легко передавать данные в .

При установке программы пользователям обеспечивается техподдержка и все необходимые обновления, они могут пользоваться свежей правовой информацией, издаваемой государственными органами по данной теме.

Для крупных автотранспортных предприятий можно порекомендовать программный продукт «АвтоПарк». Это единая система, посвященная управлению автотранспортным предприятием. В ее рамках есть и модули, позволяющие учитывать расход ГСМ и вести учет путевых листов. В этой программе реализованы, в частности, подсистемы:

• «Учет горюче-смазочных материалов», где учитывается нормирование расхода топлива, расчеты с персоналом, и проводится всесторонний анализ расхода ГСМ по факту;
• «Выписка путевой документации», позволяющая формировать стандартизированные путевые листы.

Эта программа не требует интеграции с 1С, вполне самостоятельно ведет весь бухгалтерский учет, но предназначена только для автотранспортного предприятия, потому ряда возможностей 1С в ней не предусмотрено.

Специально для автотранспортных предприятий разработана и группа программ:

• «Мини-Автопредприятие»,
• «Лайтик-Автопредприятие»,
• «Корс-Автопредприятие».

Все эти программы позволяют вести учет ГСМ и путевых листов. Отличаются они количеством транспортных средств, учет которых можно вести (для версии Мини – не более трех) и наличием некоторых опций.

Существуют демо-версии, позволяющие бесплатно сделать первые 40 проводок и оформить первые 40 путевых листов. Изюминкой этих программ является возможность загрузки в них фотографий водителей, но большими возможностям они не блещут, предоставляя стандартный перечень опций.

Они могут импортировать данные из 1С, но возможности интеграции не предусмотрено. Зато, в качестве справочной информации, в базах можно найти правила дорожного движения. Их поддержка и обновление производятся бесплатно.

В итоге можно сделать вывод, что самостоятельно, вручную, вести учет и на сегодняшний день не только неудобно, но и нецелесообразно. В распоряжении бухгалтера имеются программные продукты, позволяющие облегчить работу по учету ГСМ и большей, и меньшей сложности.

Выбор программного продукта всегда будет обусловлен размером автопарка и спецификой работы предприятия.

Для транспортных предприятий учет ГСМ существенно более важен, чем, к примеру, для строительных компаний, которые могут себе позволить пользоваться более простыми системами учета.